Zjazd w dobie pandemii..
Zjazd Naukowy PTD to najważniejsze wydarzenie w świecie polskiej diabetologii. W 2020 roku Zarząd Polskiego Towarzystwa Diabetologicznego stanął przed podjęciem naprawdę trudnej i poważnej decyzji. W świetle nowej sytuacji – pandemii wywołanej przez koronawirusa SARS-CoV-2 – całe nasze społeczeństwo odczuwało ogromne niepokoje, lęki i niepewności.
Medycy i naukowcy stanęli przed ogromnym wyzwaniem jakim jest walka z wirusem. Istotne było również jak najszybsze zapewnienie prawidłowej opieki medycznej i farmaceutycznej pacjentom. Cukrzycy przez pandemię wymagają dużo większego nadzoru. Medycy zostali zaangażowani w walkę z pandemią, nie pozostawiając jednak innych poważnych schorzeń bez należytej uwagi. Wciąż trwały prace i badania nad nowoczesnymi lekami i metodami leczenia. To ogromnie istotne ponieważ chorzy na cukrzycę muszą być pod stałym nadzorem.
Zarząd Polskiego Towarzystwa Diabetologicznego podjął decyzję o nie odwoływaniu Zjazdu. Zarówno PTD, jak i my stanęliśmy przed nie lada wyzwaniem. Ponieważ organizacja Zjazdu w czasach pandemii wiązała się z ogromną liczbą obostrzeń i niewiadomych rozpoczęliśmy konsultacje z Rządem. Pragnęliśmy dołożyć wszelkich starań ku temu, aby w związku ze zmianą formuły wydarzenia nie stracić wysokich wartości merytorycznych przekazywanych podczas wykładów.
Po gruntownym rozeznaniu sytuacji pełni zapału i ciekawości podjęliśmy się kompleksowego zaplanowania, przygotowania oraz przeprowadzenia Zjazdu w formie zdalnej transmisji on-line.
Po raz pierwszy w swojej historii Zjazd miał odbyć się bez udziału uczestników, bez budowy strefy wystawców, tradycyjnej sesji plakatowej, identyfikatorów, gwaru rozmów i merytorycznych dyskusji na salach wykładowych.
Oficjalną stroną Zjazdu została: www.21ptd.pl
Wynieśliśmy Zjazd na inny poziom – poziom wirtualny!
Przejęliśmy wszelkie ustalenia z podwykonawcami (kilkadziesiąt firm sprzętowych, farmaceutycznych oraz mediów), centrum kongresowym oraz autorami prac, Wykładowcami, partnerami i patronami wydarzenia. Podczas gdy członkowie Polskiego Towarzystwa Diabetologicznego mogli w pełni wykonywać swoje zawodowe obowiązki służąc pacjentom w nowej, trudnej dla nas wszystkich rzeczywistości.
Studio nagrań!
W obiekcie kongresowym zbudowaliśmy trzy profesjonalne, nowocześnie wyposażone studia nagrań. Równolegle prowadzona była transmisja z 3 sal na żywo na dedykowaną platformę streamingową dla kilkutysięcznej widowni po drugiej stronie ekranów. Do centrum kongresowego zostali zaproszeni wyłącznie wykładowcy na czas nagrania wykładu. Obowiązywał bezwzględny nakaz noszenia maseczek oraz dezynfekcji i dystansu społecznego, który w związku z ogromną przestrzenią targów był niezwykle prosty do zrealizowania. Tegoroczne spotkanie odbyło się bez obecności uczestników. W obiekcie zostały zainstalowane nowoczesne systemy dezynfekcji oraz ochrony osobistej, a wysoko wykwalifikowana obsługa dbała o przestrzeganie zasad bezpieczeństwa. To właśnie zapewnienie maksymalnego bezpieczeństwa dla przybyłych tylko na swój wykład prelegentów było dla nas najwyższym priorytetem.
Przez trzy dni transmitowane było wydarzenie na żywo, równolegle z trzech sal z możliwością zadawania pytań prelegentom. Dodatkowo na dedykowanym kanale prowadziliśmy osiem webinarów sesji plakatowych, w których udział wzięli autorzy streszczeń, a także szerokie grono uczestników. Podczas tegorocznego Zjazdu odbyło się również walne zgromadzenie Członków PTD. Było ogromnie istotne ponieważ podczas zgromadzenia odbyło się ważne, tajne głosowanie. Udział w zebraniu wzięli wszyscy członkowie PTD – byli obecni wirtualnie. Głosowanie w czasie rzeczywistym odniosło sukces oraz ułatwiło podjęcie przez Zarząd istotnych decyzji. Mamy do swojej dyspozycji niezawodne oprogramowanie, które wykorzystujemy z powodzeniem podczas innych wydarzeń.
Platforma streamingowa
Jeśli chodzi o platformę streamingową, udostępniliśmy ją wyłącznie dla zarejestrowanych oraz zweryfikowanych przez organizatorów uczestników. Osoby postronne nie mogły z niej skorzystać. Każdy uczestnik otrzymał indywidualny zabezpieczony hasłem dostęp do swojego konta. Po otrzymaniu dostępu uczestnicy mogli korzystać z funkcjonalności platformy na urządzeniach mobilnych oraz stacjonarnych. Platforma nie wymaga instalowania dodatkowego oprogramowania – na tym nam ogromnie zależało. Uczestnicy mogli zapoznać się programem naukowym oraz transmisją poszczególnych sesji, wykładów oraz ankiet i quizów. Udostępniliśmy również wirtualną strefę partnerów i wystawców z możliwością umawiania spotkań z przedstawicielami. Co ważne dostęp do strefy wystawców otrzymały wyłącznie osoby posiadające prawo wykonywania zawodu. To w świetle obowiązujących przepisów jest niezwykle istotne. Ponadto platforma oraz treści na niej zamieszczane były zabezpieczone w sposób uniemożliwiający dostęp osób spoza wydarzenia. Zabezpieczenia obejmowały szereg protokołów bezpieczeństwa oraz wieloetapowy proces weryfikacji, który wymagał również zaangażowania organizatora, który nadawał właściwe uprawnienia.
Do naszych obowiązków należała korespondencja z wykładowcami (w tym zagranicznymi) oraz koordynacja tworzenia programu naukowego (produkcja programu drukowanego oraz elektronicznego). Zadbaliśmy również o oznakowanie obiektu zewnątrz i wewnątrz – ponieważ wysoka jakość nawet przy zmienionej formule jest dla nas istotna. Do naszych zadań należały też próby techniczne połączeń, realizacja nagrań oraz zdalne łączenia podczas sesji (wejścia live). Podczas nagrań asystowaliśmy wykładowcom i firmom oraz koordynowaliśmy obróbkę treści filmowych oraz zamieszczenie ich na platformie.
70.000 logowań!
Udostępniliśmy platformę dla użytkowników aktywną przez dwa miesiące po Zjeździe, aby każdy z zainteresowanych mógł odtworzyć wykłady w miejscu i czasie dla siebie dogodnym.
Tylko w czasie trzech dni Zjazdu na platformę zalogowało się ponad 2000 indywidualnych uczestników (lekarzy, bez przedstawicieli firm. Natomiast w czasie aktywności na platformie było ponad 70.000 logowań.Reasumując – platforma okazała się idealnym rozwiązaniem.
Jak przystało na Łódź to była wyjątkowa – filmowa edycja Zjazdu, która z pewnością na długo zapisze się w kartach historii Polskiego Towarzystwa Diabetologicznego.
Dla nas było to niezwykłe i rozwijające wydarzenie, które otworzyło przed nami świat, do którego zapraszamy każdego z Was. Zapraszamy do kontaktu – z chęcią przedstawimy wizję Waszego wydarzenia w formule on-line oraz pokażemy jak wygląda platforma streamingowa. Mamy zaufany zespół, pracujemy wyłącznie z najlepszymi i sprawdzonymi podwykonawcami. To właśnie jest gwarancją sukcesu każdego przedsięwzięcia
Organizacja tegorocznego Zjazdu pozwoliła rozwinąć nam się na płaszczyźnie kongresów on-line oraz w formule konferencji w formule hybrydowej. Już jesienią organizujemy IV Podhalańskie Dialogi Medyczne – streaming on-line z Podhala! Mieliśmy też przyjemność organizować m.in. warsztaty on-line wraz z egzaminami.
